New Work - ganz handfest

Die gängigen Klischees über die Arbeitsweise des öffentlichen Dienstes? Langweilig, Dienst nach Vorschrift, furchtbare Hierarchien. Bei meinem Lieblingsprojekt dieses Jahres habe ich kürzlich das genaue Gegenteil erlebt. Die Planung einer großen Bürgerinformation zum Bau einer Höchstspannungsleitung mit den Verwaltungen aus gleich fünf Kommunen im Münsterland war ein zupackendes, pragmatisches und äußerst effektives Mix & Match. In weniger als vier Wochen haben wir gemeinsam ein anspruchsvolles Event für potenziell 800 Menschen auf die Beine gestellt. Mein Fazit: Wer Mut und Bereitschaft sucht zu digitalem Lernen, Projektlernen und hybriden Formen der Zusammenarbeit, sollte unbedingt bei den kleineren und mittleren Kommunen gucken!

Zuallererst braucht es für solch ein Vorhaben Chefs, die im Kopf beweglich sind und sich etwas trauen. Ein Startgespräch mit Bürgermeisterin Katrin Reuscher (Sendenhorst) und den Bürgermeistern Sebastian Seidel (Everswinkel), Karl Piochowiak (Ostbevern), Carsten Grawunder (Drensteinfurt) und Wolfgang Pieper (Telgte) und lediglich drei Updates waren nötig, um die Zusammenarbeit zu vereinbaren und die wichtigsten Punkte zu klären. Ich konnte fortan mit den Mitarbeiter:innen aus den Kommunen schalten und walten. Großartiger Vertrauensbeweis angesichts eines erwartbar konfliktträchtigen Szenarios zur geplanten Höchstspannungsleitung.

Dann braucht es für eine echte hybride Arbeitsarchitektur, also für die Zusammenarbeit online und offline, gemeinsam, einzeln oder in Grüppchen, zeitgleich und zeitversetzt, ein geeignetes Instrument. Für mich ist das Miro. Dort landeten alle Dokumente und Absprachen von der Zielvereinbarung über Telefonnummern bis zu Besprechungsnotizen. Auf Miro konnte ich mit dem Kanban-Board den Umsetzungsstand festhalten, und auch die Koordinator:innen legten dort ihre eigenen Felder an, z.B. die Personalplanung am Veranstaltungsabend oder die technischen Abläufe.

Wir brauchten Koordinator:innen, EDV-Hilfe und kundige Kräfte am Veranstaltungsort, der Festhalle in Everswinkel. 

• Die großartigen Kristin Möwes und Pia Eggert aus Everswinkel hielten die Fäden zusammen und den Kontakt zu Festhalle, Hausmeister, Technik und Helfern vor Ort. Auf Miro konnte ich sehen, wie der Prozess wuchs: wie die Aufgaben ein Zuhause fanden und nach und nach in die „Erledigt“-Spalte geschoben wurden, welche Schwierigkeiten auftauchten, zu denen wir uns austauschen mussten, oder um welche Uhrzeit das Briefing für Ordner und Helfer:innen am Abend sein würde.
• Bei der hohen Zahl erwarteter Teilnehmer war eine Anmeldung per App vorgesehen. Robin Tobert aus Sendenhorst hatte hier den Hut auf. Er stimmte sich mit Ingo Peperhove aus Ostbevern ab, weil der Registrierungsprozess, doppelt abgesichert duch ein zusätzliches Onlineformular über den Server in Ostbevern, nicht trivial war. Außerdem war noch technische Unterstützung nötig beim Einsatz der Beteiligungs-App Slido am Eventabend.
• Zur Ankündigung der Bürgerinfo, für die Erinnerungen und die Nacharbeit brauchte es Öffentlichkeitsarbeit, und zwar gleich fünfmal, für jede Kommune in diesem Fall einzeln. 

Am Abend der Bürgerinfo war das gemischte Team aus den fünf Kommunen riesig: Die freiwillige Feuerwehr half beim Parksuchverkehr, an beiden Halleneingängen waren reichlich Unterstützer:innen mit Registrierung und nachträglicher Anmeldung beschäftigt. Weitere Ordner halfen im Saal. Der Techniktisch war doppelt besetzt, ein Dreierteam bildete das Backend für die Betreuung der digitalen Beteiligung, und Julia Klein aus Ostbevern soufflierte mir auf der Bühne, wenn ich bei der Menge der einströmenden Bürgerfragen die Übersicht verlor.

Ich bin immer noch begeistert von der Einsatzfreude, Motivation und Kollegialität, die ich mit diesem ja eigentlich zusammengewürfelten Team erlebt habe. Immer war sofort jemand da und hob die Hand. Vieles passierte letztlich ohne mein Zutun, einfach weil die Beteiligten mit- und vorausdachten.